Опрос посетителей
Поиск по сайту
Услуги - документооборот |
|
В любом офисе на столе практически каждого сотрудника стоит компьютер, в каждом отделе стоит принтер, налажен доступ в интернет. Но, тем не менее, большинство работает по старинке, используя компьютер в качестве печатной машинки. А потом начинается нервная беготня по коридорам в поисках "застрявшей" где-то в другом отделе бумаги. Толстые кипы бумаг на столе, длинные ряды стеллажей, заставленных огромным количеством папок с документами, в которых никогда ничего нельзя найти. Возникает вопрос – на дворе 21 век? Век прогресса и технической мысли? Так почему бы не оглядеться по сторонам и не наладить работу офиса так, чтобы больше ни один документ не затерялся? Эту проблему помогает решить системы электронного документооборота (СЭД) или как еще их называют – Electronic Document Management Systems (EDMS – системы управления электронными документами). Пожалуй, нам лучше всего подходит именно этот термин, потому что в России на сегодняшний день нет чёткого определения что же такое система электронного документооборота. Первые системы электронного документооборота появились еще в 80-е годы прошлого столетия. EDMS-системы являются неотъемлемой частью мирового рынка ПО управления электронным документооборотом и содержимым информационных систем, так называемого DCT (document and content technologies) рынка. Рост объемов информации, необходимых для принятия решений, приводит к резкому увеличению числа документов. СЭД позволяют создавать и обрабатывать документы электронными средствами, которые могут существовать наряду с бумажными либо вместо них. Система, осуществляющая электронный документооборот, должна обеспечивать возможность легкого перевода документов из бумажной в электронную форму и быть оснащена средствами защиты документов (криптография, электронная подпись), а также соответствующими требованиям законодательства.Системы электронного управления документами (СЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Практически любая компания занимающаяся разработкой программного обеспечения представляет в своих услугах и систему электронного документооборота. Поэтому необходимо сформулировать свои требования и проконсультироваться с продавцом данной услуги. Две основных группы требований: бизнес-требования (описание процессов, участвующих в документопотоке организации, которые предполагается автоматизировать) и требования к программному обеспечению (ограничения и пожелания к программному обеспечению системы документооборота. Итак, бизнес-требования включают в себя следующие разделы: · пользователи системы ; · хранилище данных ; · работа с документами; · работа с бизнес-логикой; Требования к программному обеспечению состоят из требований к ресурсам, удобства сопровождения и удобства использования. Рассмотрим каждый из разделов более подробно. Пользователи системы. В документопоток организации может быть вовлечено множество людей, за каждым из которых закреплен ряд выполняемых операций и группа документов, с которой он работает. На данном этапе устанавливаются требования к безопасности системы:1.Аутентификация (способность подтвердить личность пользователя). 2.Авторизация (доступ к работе с определёнными документами, при условии, что успешной аутентификация). Большим плюсом системы будет возможность использования системы аутентификации третьей стороны – LDAP, Kerberos, Novell Netware , PAM, winbind и т.п. Это позволит применять централизованный механизм идентификации пользователей в организации, а также предоставит им больше удобств при работе с различными системами. Хранилище данных. Организация хранилища документов является одним из самых важных факторов производительности системы документооборота. Поэтому необходимо: 1.Четко представлять количественный объем документов (данных), циркулирующих в организации. Операции критичные к объему данных – это добавление, поиск документа, просмотр списка документов, сортировка. 2.Обратить внимание на возможность одновременной работы с сервером документооборота нескольких пользователей одновременно, то есть необходимо просчитать максимальную нагрузку на сервер, чтобы производительность системы не падала. 3.Не забыть, что без системы поиск документов в хранилище электронный документооборот не имеет смысла. 4.Выяснить, как будет вести себя хранилище в случае сбоя базы данных. 5.Выяснить возможность и простоту проведения операций архивации данных. 6.Помнить о возможности репликация данных. Это необходимо, если организация имет распределенную структуру. Данный механизм позволяет получать доступ к одинаковым данным на нескольких серверах сразу, что позволяет снизить нагрузку на сервера данных и каналы связи. Работа с документами. Гибкость системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами. Идеальным вариантом является случай, когда существующие бумажные документы имеют эквивалентное отображение в электронной форме, другими словами документ одного типа на бумаге и на экране выглядит одинаково. В любом офисе есть 1.Типичные операции с документами (создание, поиск и редактирование документа).2.Достаточно большой объём входящей и исходящей корреспонденции, следовательно будет представлять интерес конвертации документов из других типов файлов, возможность хранения документов других форматов в хранилище. Интерес представляет также возможность электронной подписи, которая позволяет проводить рецензирование и проверку подлинности документа. Работа с бизнес-логикой. Делопроизводство это не только запись и извлечение документов из хранилища, но и различного рода действия над документами, например, рецензирование. Поэтому СЭДО должна обладать механизмом, позволяющим реализовать бизнес-процессы предприятия и гибко под них подстраиваться. Это:1. Маршруты движения документов. 2. Задания (задачи) для пользователей. 3. Работа с пользовательскими сценариями. Теперь перейдём к требованиям системы. Первый вопрос – насколько самодостаточной является поставляемая система, т.е. необходимо выяснить какие дополнительные программные продукты требуются и (или) могут понадобиться для работы с системой и вопросы их покупки и лицензирования. И, конечно, главным программным требованием является требование к операционной системе, которое наиболее вероятно будет отличаться для серверной и клиентской части. Здесь необходимо выяснить будет ли работать данный продукт на уже имеющихся на предприятии версиях операционных систем.Наиболее частым продуктом третьей стороны, требуемым для работы внедряемой системы документооборота, является СУБД для хранилища данных. Нормальная работа клиентского места может потребовать наличие какого-либо из офисных пакетов. В данном случае также необходимо уделить внимание вопросам совместимости документов из уже применяемых офисных пакетов с теми, с которыми работает клиентское место. Аппаратная часть должна обеспечивать требуемую максимальную производительность, как на клиентском месте, так и на серверной части. Величина стоимость системы электронного документооборота будет зависить от ответа на вопросы заданные выше. Техническое удобство сопровождения системы определяется наличием системы помощи, сложностью настройки системы под конкретную предметную область, возможностью ее расширения и необходимость привлечения стороннего персонала для расширения или настройки системы. Здесь необходимо выяснить: 1.Как производиться расширение системы, насколько этот вопрос отражен в документации, и нужно ли для этого привлекать сотрудников организации, предоставившей систему. 2.Существуют ли такие аспекты системы, которые не отражены в документации и как разрешается данный вопрос. 3.Есть ли электронный обучающий курс по работе с системой, как демонстрационный, так и интерактивный. Организационное удобство сопровождения системы – это получение технической поддержки со стороны поставщиков внедряемой системы. И, наконец, удобство в использовании. То есть удобство работы с системой для конечного пользователя. Наиболее простой путь для определения этого состоит в рассмотрении сложности выполнения пользователями типичных операций с документами. Критерием простоты служит количество и доступность последовательных операций. Это можно выяснить, только поработав с системой или ее демонстрационной версией. |